Il brief
PepsiCo ha riunito i propri fornitori al Westin Warsaw il 12 maggio 2026 per il Supplier Roadshow 2026, per presentare l'anno a venire. L'agenzia MARSE MICE ha gestito l'evento e ha coinvolto il team di AVE Events Poland per la parte tecnica, l'ambiente brandizzato e la copertura media.
Una giornata di roadshow è una conferenza di lavoro: i contenuti sono dettagliati, il pubblico è composto da partner che devono agire di conseguenza, e il cliente vuole materiale da inviare in seguito a chi non ha potuto partecipare. Qui tre compiti spesso affidati a tre fornitori sono stati realizzati da un unico team.
Cosa richiedeva l'evento
Un solo fornitore, tre discipline
Un'agenzia che organizza un evento in un altro paese non vuole coordinare separatamente un'azienda tecnica, una casa di branding e una troupe video. Affidare tutte e tre a un unico partner elimina i punti di passaggio dove queste consegne di solito falliscono.
Il dettaglio deve essere leggibile
I contenuti della roadmap sono densi: tempistiche, obiettivi e dettagli commerciali. Schermi, dimensioni e illuminazione della sala sono impostati perché il fondo sala legga la stessa slide del primo tavolo.
La giornata deve reggere all'evento
Foto e video vengono catturati mentre la giornata si svolge, perché il cliente ha bisogno del materiale in seguito e una sessione dal vivo non si può ripetere.
Cosa abbiamo realizzato
AV
- Schermi di palco, riproduzione delle presentazioni e commutazione
- Audio da conferenza per i relatori e le domande del pubblico
- Illuminazione di palco e sala impostata per la telecamera e per la sala
Branding
- Identità dell'evento applicata al palco e alla sede
- Allestimento di palco e segnaletica brandizzati
- Contenuto a schermo e immagini di attesa nello stile dell'evento
Foto & Video
- Fotografia per l'intera giornata
- Ripresa video delle sessioni
- Materiale consegnato al cliente per un uso successivo
Produzione
- Pianificazione tecnica con l'agenzia prima della data
- Allestimento, prove e regia dello show il giorno stesso
- Squadra in loco dal carico allo smontaggio
La produzione AV di questo progetto è stata realizzata dal team globale di produzione AV di AVE Events.
Un gruppo, più paesi
AVE Events gestisce operazioni in più paesi, e questo evento è stato realizzato dal team polacco. Un'agenzia in un paese può affidare l'intero perimetro tecnico e creativo al gruppo e farlo realizzare in un altro paese, esattamente ciò di cui ha bisogno un organizzatore internazionale quando l'evento si svolge al Cairo anziché a Varsavia. In Egitto lo stesso perimetro viene realizzato da AVE Egypt.
