Le brief
L’EEMEA Breast and Gynecological Malignancies Master Class s’est tenue au Caire les 28 et 29 juin 2024, réunissant des spécialistes en oncologie de toute la région pour deux jours de conférences, de discussions de cas et de panels d’experts.
La formation médicale impose un niveau technique différent d’une conférence d’entreprise. Les diapositives d’imagerie et de données doivent être lisibles depuis chaque siège, les intervenants changent à chaque session, et la salle doit rester calme et professionnelle pendant deux journées entières.
Ce que l'événement exigeait
La diapositive, c’est le contenu
Les courbes de survie et les images de scanner perdent leur sens si l’écran les délave. Luminosité de l’écran, emplacement et éclairage de la salle ont été réglés pour que les données restent lisibles depuis les tables du fond.
Des intervenants qui se relaient sans cesse
Une master class réunit de nombreux orateurs, chacun avec son propre support. Les présentations sont collectées, vérifiées et mises en file avant chaque session pour qu’aucun intervenant ne démarre avec un problème de fichier.
Deux jours, un seul standard
Le deuxième jour doit se dérouler aussi proprement que le premier. La salle est remise à zéro pendant la nuit et chaque système est vérifié avant le retour des délégués.
Ce que nous avons livré
AV
- Deux écrans latéraux avec un décor de scène central
- Microphones de table pour les questions et discussions du public
- Son du pupitre et du panel avec lecture des présentations
Branding
- Décor de scène portant le titre du programme, les dates et la ville
- Visuels d’écran conçus autour de l’identité du programme
- Branding cohérent sur le pupitre et les éléments de scène
Production
- Gestion des présentations des intervenants sur les deux jours
- Remise à zéro et vérifications système entre le jour un et le jour deux
- Équipe technique sur site du montage au démontage
La production AV de ce projet a été assurée par l'équipe mondiale de production AV d'AVE Events.
Programmes régionaux, logistique cairote
Le Caire est un point de rencontre naturel pour un programme qui attire des cliniciens de trois régions, avec des vols directs depuis une grande partie de la zone EEMEA. Le volet production fonctionne mieux quand l’AV, le branding et l’équipe viennent tous d’un même prestataire local capable de tenir la salle sur les deux journées complètes.